A prevenção à lavagem de dinheiro integra as obrigações de determinados profissionais e organizações contábeis e exige cuidado com dados de clientes, operações e controles internos. A Resolução CFC nº 1.721/2024 define os procedimentos a seguir, conforme a atuação e os serviços prestados.
A norma alcança as organizações contábeis, seus administradores que sejam profissionais da contabilidade e os profissionais com responsabilidade técnica em escrituração contábil e fiscal, assessoria, consultoria e auditoria ligadas às operações nela previstas.
Revisar os procedimentos internos ajuda a confirmar se o escritório mantém as informações e os registros exigidos e se dispõe de critérios para identificar situações que precisam ser comunicadas aos órgãos competentes.
Cadastro de clientes e identificação dos envolvidos
Os dados cadastrais dos contratantes e das pessoas físicas autorizadas a representá-los precisam estar atualizados, tanto nos escritórios quanto entre profissionais autônomos. No caso de pessoas físicas, o cadastro reúne nome completo, CPF, documento de identificação, endereço e eventual enquadramento como pessoa exposta politicamente.
Para pessoas jurídicas, são exigidos os dados da empresa, de sócios, administradores ou representantes legais e, quando possível, do beneficiário final. A revisão periódica deve confirmar se essas informações estão disponíveis, atualizadas e compatíveis com a documentação mantida pelo escritório.
Registro das operações e controles internos
A resolução determina a manutenção de registros das operações abrangidas, em conformidade com as Normas Brasileiras de Contabilidade, de modo que a documentação permita identificar o que foi realizado. Políticas, procedimentos e controles internos devem ser compatíveis com o porte da organização, o volume de operações e o escopo dos trabalhos.
Na revisão, vale verificar se os procedimentos estão formalizados, se as responsabilidades estão definidas e se os controles são adequados. A norma também orienta observar as diretrizes do guia de Abordagem Baseada em Riscos.
Quando comunicar operações ao Coaf
A comunicação ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf) é prevista em situações específicas, como transações suspeitas de ilícitos identificadas nos serviços contratados e propostas de contratação ligadas a operações suspeitas, mesmo quando o serviço não chega a ser fechado.
Operações em espécie acima de R$ 100 mil em um único mês, para a mesma pessoa, conglomerado ou grupo, também precisam ser comunicadas, ainda que fracionadas e independentemente de indícios de ilícito. O envio é feito no sistema próprio do Coaf, em até 24 horas contadas do conhecimento do fato, o que exige rotinas internas capazes de identificar e encaminhar esses casos no prazo.
Declaração de não ocorrência também exige atenção
Quando não há ocorrências no ano civil, profissionais e organizações abrangidos devem enviar ao CFC a comunicação de não ocorrência até 31 de janeiro do ano seguinte, pelo sistema do Conselho. Trata-se de obrigação distinta da comunicação de operação suspeita ou em espécie ao Coaf, já que cada uma tem finalidade e destinatário próprios.
Os cadastros e os registros das transações comunicadas ao Coaf devem ser guardados por, no mínimo, cinco anos, contados da conclusão da transação.
O que conferir no escritório
A revisão pode começar pelos cadastros de clientes e representantes, pelos registros das operações abrangidas e pelos controles internos usados para identificar situações suspeitas ou de comunicação obrigatória. Também é importante checar se a equipe conhece os procedimentos para acionar Coaf e CFC, respeitando prazos e canais, e se as obrigações são analisadas conforme o tipo de serviço e as operações envolvidas.
O descumprimento da Resolução CFC nº 1.721/2024 pode sujeitar os responsáveis às sanções da legislação profissional e, quando aplicável, da Lei nº 9.613/1998.